vi giro per intero - da Archivi 23 - questa interessante "drammatizzazione" dell'attività di un piccolo archivio storico aperto al pubblico. Al di là della storiella di per sé, mi paiono particolarmente interessanti le osservazioni dell'autrice sul rapporto con l'utenza on-line e presso l'archivio "fisico", a partire dall'osservazione che gli inventari on-line li usano gli archivisti e non gli utenti.
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Date: Tue, 29 May 2007 19:58:54 +0200


Da qualche giorno mi pongo alcune domande e le
risposte che pensavo ovvie non sembrano esserlo più:
In che modo i piccoli istituti possono far fronte
alle esigenze degli utenti via email senza
imporre alcuni limiti, quando non ci sono nenche
le risorse umane ed economiche per gestire la consultazione in sede?
Se gli utenti scontenti si possono rivolgere alle
istituzioni preposte al controllo, noi a chi
possiamo rivolgerci quando gli utenti pretendono
ciò che non possiamo dare e si comportano come se
avessero subito un torto mettendo in dubbio la
nostra disponibilità e la nostra professionalità?
Gli archivi storici sono istituti di
conservazione e di studio o sono copisterie?
Gli utenti non dovrebbero essere tutti uguali? E'
giusto fare eccezione proprio per i piantagrane
solo per toglierseli di torno? Non andrebbero
invece educati e resi consapevoli dei problemi
legati alla consultazione e alla conservazione
dei documenti, inclusi quelli relativi alla scarsità di risorse?

Vi pregherei di perdere qualche minuto a leggere
questo pezzo di teatro, forse vi potrete
riconoscere in qualcuno dei personaggi:

scenario: un piccolo istituto culturale come
tanti, che ha in totale 8 persone tra personale
fisso e collaboratori esterni, dotato di un
notevole patrimonio archivistico e di una
biblioteca con un lungo orario di apertura al pubblico .

personaggi: un utente in cerca di documenti per
una ricerca; un archivista "a progetto" che, come
in  molti dei piccoli istituti, si presta
"volontariamente" ad assistere gli utenti nella
consultazione, altri collaboratori dell'istituto.

I atto: l'utente invia una email con richiesta di
informazioni, l'archivista risponde indicando il
sito dove trovare l'inventario in linea, elenca
fondi e serie archivistiche che può consultare in
modo da arrivare eventualmente in sala studio
avendo già le collocazioni del materiale.
L'utente invia nuove email, a cui ogni volta
l'archivista risponde, dicendo tra l'altro
chiaramente che non è prevista la riproduzione dei documenti d'archivio.
II atto: l'utente arriva in sala studio senza
conoscere la collocazione del materiale,
evidentemente non aveva saputo o potuto seguire
le indicazioni dell'archivista, volendo inoltre
tutto e subito non si accontenta di usare gli
inventari  perchè viene da fuori e ha fretta.  I
collaboratori presenti in sede sfiniti chiamano a
casa l'archivista, il quale fa una ricerca e
trova esattamente la segnatura di tutti i pezzi
che potevano interessare l'utente. In altre
parole mandare l'inventario su internet non deve
serve agli utenti ma agli archivisti.
L'utente chiede di riprodurre parecchie lettere,
non essendo un servizio normalmente previsto
dall'istituto, il collaboratore non fa le copie,
all'insistenza dell'utente dice di provare a fare
una richiesta al Responsabile. L'utente invia
altre email, avendo ricevuto risposta negativa ne
invia un' altra accusando l'archivio di avere un
comportamento difforme da tutti gli altri a.
pubblici. Dimostra di non conoscere bene i termini della questione.
III atto: L'Istituto decide che si inviino le
copie all'utente, forse saggiamente, ma
l'archivista non le invia subito, vuol prima
capire come si comportano i piccoli istituti
simili al proprio, fa una piccola indagine che
conferma quanto già gli risultava: gli istituti
cercano di mediare la carenza di personale e le
esigenze del pubblico con limitazioni di vario
tipo, legate alla quantità e o alla qualità dei
documenti, e in genere la concessione della
riproduzione è a completa discrezione
dell'Istituto. A questo punto l'archivista
vorrebbe inviare insieme alle fotocopie anche una
bella relazione istruttiva, per il bene di altri
disgraziati archivisti oltre che per il proprio,
ma c'è un bel colpo di scena:  l'utente nel
frattempo ha già più volte contattato la
Sovrintendenza archivistica competente che
ovviamente non può non interessarsi alla cosa, e
chiama l'Istituto cercando di mediare.

Morale della storia: figuraccia per l'archivista,
che ha perso varie ore del suo tempo, e
sottolineo suo, non trattandosi del progetto di
cui è incaricato..., che ha risposto
pazientemente alle numerose email, ha fatto
ricerche non dovute, ha cercato di capire cosa
fosse meglio fare, .... ma è costretto a
giustificare il proprio operato e subire i "Te
l'avevo detto" di chi più saggiamente voleva accontentare l'utente.
Ma non è irritante e assurdo concedere di più a
chi pretende a gran voce, tra l'altro con un fine
edificante ma molto personale, e non poterlo poi
fare con tutti gli utenti che chiedono con
rispetto e che conducono ricerche di interesse più generale?
Certo non sta all'archivista giudicare il valore
di una ricerca, ma visto che i documenti sono
deperibili e il personale minimo certamente
sarebbe meglio favorire una tesi universitaria
che la voglia legittima di avere ricordi di un parente.

Ringrazio chi ha avuto la pazienza di arrivare alla fine.

Aida Giosi

giro da AIDA-Lampi:

The American Consulate General in Milan is seeking candidates for a full
time position as Information Resource Center (IRC) *Director*, in the
Public Affairs Section, available o/a June, 2007
La scadenza è datata 1 giugno 2007
AIDAlampi: http://www.aidaweb.it/job

(da repubblica on-line)
Cosa pensate del modello "3 +2"?

La facoltà di Scienze della Comunicazione dell'Università La Sapienza di Roma ha avviato un'indagine via Internet rivolta a studenti universitari e laureati (sia del vecchio, che del nuovo ordinamento), per capire come la riforma del sistema universitario venga percepita.
L'indagine si inserisce all'interno del più ampio progetto Pensare l'Università, e, spiegano i promotori, "punta a ricostruire il clima culturale e le opinioni diffuse sul modello accademico noto come "3+2", coinvolgendo nel monitoraggio i principali soggetti interessati dalla riforma (primi fra tutti, gli studenti) per contribuire, con una proposta di ricerca innovativa, al vivo dibattito sull'innovazione didattica, attualmente in corso nel contesto italiano".
Il questionario può essere compilato on line da qui

oggi ho sentito non so quale esponente di spicco del ministero dei beni culturali che citava questi dati:

dei laureati in beni culturali lavora solo il 13 %

rispetto agli altri laureati guadagna qualcosa come il 16% in meno

non molto incoraggiante, eh?!

cari bloggisti archimaceratesi,
vi segnalo alcuni appuntamenti tra maggio e giugno di interesse archivistico:
FORUM PA 2007 (http://www.forumpa.it/forumpa2007/convegni/home.php), diversi convegni interessanti, in particolare il 22 mattina e pomeriggio e il 25 mattina. Il 23, allo stand del Ministero beni culturali, sono previsti due incontri sul portale per la storia degli italiani (progetto sulle fonti anagrafiche realizzato finora all'Archivio di Cosenza come prototipo per tutti gli altri archivi) e sul software per la gestione automatizzata delle sale di studio degli archivi di stato.
Archivi e innovazione: Il modello delle Regioni. Convegno "Archivi e innovazione: Il modello delle Regioni. Gli strumenti di formazione, conservazione e gestione". La Direzione generale per gli archivi, Servizio III, ha organizzato, per il prossimo 6 giugno, a Roma presso l'Archivio Centrale dello Stato, un convegno in cui verranno presentati i risultati del Gruppo di lavoro sugli Archivi delle Regioni relativamente al massimario di selezione e scarto per le Giunte e al piano di conservazione per i Consigli. Inoltre, verranno presentate alcune riflessioni sulla sperimentazione e il monitoraggio nella applicazione del titolario di classificazione. Il programma e' disponibile in un file in formato PDF .

Come forse alcuni di voi sapranno, in attesa del decreto di nomina del Ministro Luigi Nicolais si è riunita informalmente già due volte la "Commissione interministeriale per la gestione telematica del flusso documentale e dematerializzazione", il 4 e il 23 Aprile scorso. I verbali delle riunioni sono consultabili sul sito del CNIPA all'indirizzo http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/Attivit%c3%a0/Dematerializzazione/Commissione_interministeriale_/ . Alla Commissione, tra i cui compiti ci sono quelli di formulare  proposte " per una più sollecita attuazione della gestione telematica del flusso documentale" e per la definizione delle nuove regole tecniche previste dall'articolo 71 del CAD, sono state tra l'altro già illustrate dal Prof. Pierluigi Ridolfi alcune importanti modifiche alla Deliberazione CNIPA 11/2004 finalizzate principalmente all'attivazione della "certificazione di processo". Purtroppo nononostante i rimandi agli allegati nel verbale del 23 aprile tale proposta di modifica della deliberazione CNIPA 11/2004 non è disponibile in rete. In ogni caso anche  se è  prematura qualsiasi osservazione,  mentre leggevo questo passo del verbale mi sono tornate in mente alcune considerazioni maturate nel corso dei lavori svolti lo scorso anno in seno al Tavolo tecnico sulla conservazione. Queste considerazioni erano finalizzate a mettere in evidenza la maggiore efficacia, allo stato attuale, rispetto al sistema delle firme elettroniche e delle marche temporali,  ai fini del mantenimento nel tempo delle caratteristiche di autenticità, integrità, accessibilità e intelligibilità dei documenti archiviati, di un sistema di conservazione certificato capace di dimostrare l'integrità dei documenti accertando l'ininterrotta custodia, il corretto funzionamento del sistema e dello svolgimento di procedure predefinite secondo un'ottica archivistica, fermo restando, data la prematura gestione di soli supporti digitali, l'avvio nella fase di transizione di un processo di automazione ibrida degli archivi che garantisca la cooerenza tra archivio digitale e archivio cartaceo. Non aggiungo altro anche perchè il mio commento che vuole supporre il recepimento da parte del CNIPA di "alcuni " degli esiti del tavolo tecnico mi sembra anche fin troppo fantasioso. Ad ogni modo i risultati di allora sono stati illustrati durante la riunione a cui ho fatto riferimento da Maria Grazia Pastura.    

Il 7 maggio 2007 è stato firmato un protocollo d'intesa tra Miur, Mit e Microsoft per la realizzazione di Centri per l'innovazione in Piemonte, Campania e Toscana. La costituzione di tali centri prevede il coinvolgimento oltre che delle citate Regioni anche degli Enti Locali e delle Università attraverso separati accordi per i quali sono già in corso contatti. Anzi saranno sviluppati proprio intorno a specifici centri universitari e si occuperanno di ambiti tecnologici diversi. Quello toscano si occuperà in particolare delle tecnologie informatiche per il settore dei Beni Culturali e del Turismo. Il supporto economico maggiore proviene da Microsoft disposto ad impegnarsi con un milione di dollari per tre anni nel finanziamento dell'iniziativa. I dettagli non sono ancora noti quindi sono poche le osservazioni che possono essere fatte, tra queste, secondo me, di particolare rilievo, con riguardo al Centro Toscano,  la speranza del  coinvolgimento del MIBAC (e delle relative strutture locali), nonchè per quanto riguarda il contesto universario degli ambiti disciplinari inerenti i Beni Culturali .

http://www.miur.it/DefaultDesktop.aspx?doc=430

vi segnalo questa nuova funzione di Google, che per gli utenti registrati offre la possibilità di un ulteriore aiuto per la ricerca, mostrandoci come suggerimento (in linea colla funzione Google Suggest, già presente nella barra di Google) tutte le ricerche che abbiamo fatto, che evidentemente sono state memorizzate..
La notizia da un lato mi pare agghiacciante (si salvano tutto quello che facciamo sula rete e lo collegano a noi!), dall'altro deve servire - io credo - a darci un'idea del livello di interattività a cui è arrivato REALMENTE il web 2.0 (e coda...), col quale forse sarebbe ora si confrontasse seriamente il mondo degli archivi in Italia, che a malapena ammette che possano essere pubblicati degli inventari in PDF sul web...
infine, una nota sulla traduzione del servizio:  in originale è "web history", in italiano è "cronologia ricerche".. vi pare la stessa cosa? Il titolo inglese è fuorviante (mi ero gettato a pesce a consultarlo, e sono rimasto deluso), quello italiano più riduttivo ma alla fine più corretto.
Per informarvi, vi giro direttamente l'articolo di Repubblica.it, dal titolo inquietante "Ecco Web History, firmato Google: l'archivio della nostra vita in Rete". Scaricatelo da qui

sabato 26 maggio 2007 alle ore 10,30 

presso la Sala Consiliare

del Palazzo Comunale di Montegiorgio,  in via Roma,1

si terrà l'inaugurazione dell'archivio storico comunale siete tutti invitati...

vi giro questa notizia da Archivi23, che naturalmente atrtiva all'ultimo momento ma è importante...

Regione Marche
Avviso di selezione per un incarico di collaborazione coordinata e continuativa per archivista esperto in gestione documentale
Scadenza 04.05.2007
Requisiti
Laurea in: Archivistica e biblioteconomia ovvero in Lettere, Storia della conservazione dei beni culturali e Conservazione dei beni culturali;
-esperienza lavorativa di almeno un anno nella gestione delle attività indicate
Pagina dei concorsi su www.regione.marche.it