Il Ministero del Lavoro della Salute e delle Politiche Sociali, con D.M. 9 Luglio 2008 - cui ha fatto seguito la Circolare ministeriale esplicativa n.20/2008 -, ha disciplinato le modalità di tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro istituito con D.L. 112/2008 (convertito con legge 6 agosto 2008, n. 133), che sostituisce in ambito privato, con alcune esclusioni, i libri matricola e paga oltre al registro d’impresa. Provo a sintetizzarne i contenuti, dato che i provvedimenti citati sono molto lunghi e anche al fine di non appesantire il blog con dei link.
Il Libro Unico del lavoro consiste nell’unione del cedolino paga tenuto con i sistemi laser o meccanizzati che però vengono integrati, sugli stessi sistemi, con un dettaglio delle presenze.
In merito segnalo in particolare che, rispetto al sistema previgente, il Libro unico del lavoro non può essere tenuto in forma manuale. Gli unici sistemi di tenuta previsti sono i seguenti:
- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo (vidimazione da parte dell' INAIL o, in alternativa, da parte dei soggetti autorizzati dall' INAIL);
- stampa laser (autorizzazione preventiva da parte dell' INAIL alla stampa e generazione della numerazione automatica)
- su supporti magnetici o ad elaborazione automatica dei dati.
In caso di scelta delle modalità informatiche il decreto e la circolare distinguono tra:
- supporti magnetici, a condizione che " ogni singola scrittura costituisca documento informatico" e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate e che il documento informatico abbia la forma di documento statico non modificabile e venga emesso, al fine di garantire l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale;
- sistemi di elaborazione automatica dei dati che garantiscano la consultabilità dei dati in ogni momento, l'inalterabilità e l'integrità dei dati, nonchè la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice dell' Amministazione Digitale (art.71).
Per quanto riguarda nello specifico i supporti magnetici viene precisato ulterioriormente che i documenti informatici che compongono il Libro Unico del Lavoro possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purchè rimanga sempre assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga. Inoltre devono essere garantite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome e nome e al codice fiscale del lavoratore, alla data e alle associazioni logiche di tali dati.
Il Libro Unico su supporti magnetici deve inoltre essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico (formato PDF), in caso di verifiche, controlli o ispezioni.
Queste modalità informatiche sono sottratte all'obbligo di vidimazione e di autorizzazione da parte dell'INAIL. Unico adempimento per i soggetti che si avvalgono di questa modalità è l'inoltro di un'apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con l'indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.
Il datore di lavoro ha l’obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni (e non più 10 anni come nel passato) dalla data dell' ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto della normativa sulla privacy. Tale obbligo è esteso ai libri del lavoro dismessi dall'entrata in vigore della "semplificazione di cui al D.L. 112/2008).
Noto inoltre che il Decreto Ministeriale 9 Luglio 2008 è stato registrato alla Corte dei conti il 4 agosto 2008, Uffico di controllo preventivo sui Ministeri dei servizi alla persona e dei beni culturali, registro n. 5, foglio n. 91.
Di mio annoto che, al di là di qualsiasi altra considerazione mi possa essere venuta in mente in merito a questo che i considero "un vero e proprio scempio", mi colpisce ancora un volta in particolare il limite nell'individuare gli elementi obbligatori per assicurare le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione al rapporto tra la ricchezza di informazioni che potrebbero essere restituite tenendo conto, in questo caso, dei contenuti del libro del lavoro per agevolare le normali attività quotidiane di lavoro amministrativo e contabile, in ottemperanza - tra l'altro - "anche" ad altri adempimenti di legge. Insomma, almeno questo qualche volta potrebbe essere preso in considerazione, oltre a qualsiasi altro discorso di natura archivistica.
